5 dingen om te controleren voordat je een online boekingssysteem kiest

Boekingssystemen verschillen meer dan de prijs voor de eerste maand doet vermoeden. Laten we eens kijken naar vijf factoren die bepalen of een systeem na een jaar nog steeds geschikt voor u is: de prijs naarmate uw team groeit, de functies in de pakketten, bescherming tegen gemiste afspraken, datamigratie en de beschikbaarheid van een proefversie.

Voordat je een online boekingssysteem kiest, controleer dan vijf dingen: hoe de prijs verandert naarmate je team groeit, welke functies in het pakket zitten die je echt nodig hebt, hoe het systeem het aantal gemiste afspraken vermindert, hoe de overstap van je huidige oplossing verloopt en of je het systeem kunt uitproberen zonder creditcard. Deze punten bepalen of je het systeem terugstuurt of dat je er na een paar maanden niet meer aan voldoet.

Kapperszaken, schoonheidssalons, massagestudio's, fysiotherapeuten en fitnesscoaches vervangen steeds vaker telefonische afspraken en papieren agenda's door online boekingen. Klanten verwachten op elk moment en net zo snel een afspraak te kunnen maken als in een webwinkel. De systemen verschillen echter aanzienlijk, waardoor het niet zinvol is om alleen de prijs van de eerste maand te vergelijken.

Kort

• Prijsbepaling op basis van het aantal boekingen is voor een groeiend team kosteneffectiever dan prijsbepaling per medewerker.
• Vergelijk alle functies in de pakketten, niet alleen de laagste prijs.
• Herinneringen, vooruitbetalingen en mobiele herinneringen via Apple Wallet of Google Wallet helpen voorkomen dat deadlines worden gemist.
• Vraag wie uw klanten en boekingsgeschiedenis vanuit het oude systeem zal overzetten.
• Voor een volledig gratis proefperiode is geen creditcard nodig.

1. Hoe de prijs verandert naarmate uw team groeit

Boekingssystemen maken in principe gebruik van twee prijsmodellen. Bij het eerste model betaal je voor elke extra medewerker of kamer. Dat lijkt goedkoop voor één of twee personen, maar met elke nieuwe collega loopt de rekening flink op. Bij het tweede model is de prijs gebaseerd op het aantal boekingen, niet op de grootte van het team.

Het verschil wordt duidelijk wanneer uw bedrijf groeit en er minder ruimte is voor onverwachte kosten. Stel uzelf daarom, voordat u een keuze maakt, de volgende simpele vraag: wat gebeurt er met de prijs als u een derde, vijfde of tiende teamlid toevoegt?

Booqme berekent de kosten op basis van het aantal boekingen. Onbeperkt aantal medewerkers is beschikbaar in alle pakketten, inclusief het gratis Starter-pakket, dat 50 boekingen per maand dekt en onbeperkt gratis is. Je hebt pas een duurder pakket nodig als je boekingen begint te ontvangen, niet het aantal medewerkers.

2. Welke functies in het pakket heb je echt nodig?

Vrijwel elk boekingssysteem biedt meerdere pakketten aan, waarbij sommige functies alleen beschikbaar zijn in de duurdere pakketten. Op zich is dat geen probleem. Het probleem ontstaat pas wanneer een bedrijf de werkelijke prijs ontdekt op het moment dat het de functie echt nodig heeft, bijvoorbeeld voor het verzamelen van Google-reviews, een meertalig formulier of een wachtlijst.

Vergelijk de pakketten en bekijk de specificaties van elk pakket. Controleer of het gekozen pakket aansluit op uw behoeften over zes maanden, en niet alleen vandaag.

Booqme biedt een volledige vergelijking van de pakketten in de openbaar beschikbare prijslijst. Sms-notificaties, online betalingen, stortingen en cadeaubonnen zijn al beschikbaar in het gratis pakket. Statistieken, klantlabeling en een witte- en zwarte lijst zijn onderdeel van het Business-pakket. Wachtlijsten, AI-formuliervertaling en API zijn inbegrepen in het Ultimate-pakket.

3. Hoe het systeem het aantal gemiste afspraken vermindert

Een gemiste afspraak is niet alleen vervelend. Het is verloren tijd die niemand anders kan invullen, en dus direct verloren inkomsten. Een goed reserveringssysteem moet daarom niet alleen de reservering bevestigen, maar de klant ook actief helpen om te komen.

Controleer welke tools het systeem biedt om gemiste deadlines te monitoren en waar de klant deze tools daadwerkelijk te zien krijgt:

• Automatische deadlineherinneringen via e-mail en sms.
• vooruitbetalingen bij boeking
• lijst van klanten die herhaaldelijk niet zijn komen opdagen
• De mogelijkheid voor de klant om de afspraak zelf te verzetten in plaats van niet te komen.

Naast herinneringen, back-ups en een zwarte en witte lijst, biedt booqme ook een digitale klantenkaart in Apple Wallet of Google Wallet. De klant heeft deze op zijn of haar telefoon, vergelijkbaar met een vliegticket. De kaart wordt bijgewerkt op basis van de reserveringen en er wordt een melding direct op het vergrendelscherm weergegeven vóór de vertrekdatum. Als de datum niet uitkomt, kan de klant deze zelf wijzigen zonder de reservering te annuleren.

4. Hoe zal de overgang naar het nieuwe systeem plaatsvinden?

De meest voorkomende reden waarom bedrijven een systeemwijziging uitstellen, is de angst voor de overgang zelf. De risico's zijn reëel: het verliezen van uw klantendatabase, een storing in uw agenda of alles handmatig opnieuw moeten invoeren.

Stel jezelf daarom, voordat je een beslissing neemt, de volgende specifieke vragen:

• Zal de aanbieder uw klanten en boekingsgeschiedenis voor u overzetten?
• Kan het nieuwe systeem worden geïnstalleerd en getest terwijl het oude systeem nog in gebruik is?
• Wie helpt je als er tijdens de overgang iets vastloopt?

Bij de overstap naar booqme zal het team ook de boekingsgeschiedenis van klanten overzetten, zodat u niets handmatig hoeft in te voeren. De aanbevolen procedure is om het oude systeem parallel te laten lopen totdat het nieuwe systeem is ingesteld en getest. Dit is bijvoorbeeld wat MMG Barbers, met 13 vestigingen en ongeveer 9.500 boekingen per maand, heeft gedaan.

5. Kun je het systeem in de praktijk testen?

Een demonstratie tijdens een presentatie is niet voldoende. Je komt er pas achter of het systeem voor jou werkt als je het gebruikt met je eigen diensten, medewerkers en klanten.

Een waarschuwingssignaal is wanneer een aanbieder om een betaalkaart vraagt om het product of de dienst uit te proberen. In dat geval is het eerder een betaalde proefperiode met het risico op automatische afschrijvingen dan een echt gratis test.

Je kunt Booqme vrijblijvend en zonder creditcard uitproberen. Na registratie krijg je 14 dagen gratis toegang tot het Business-pakket, waarna je automatisch overstapt naar het gratis Starter-pakket. Er worden geen kosten in rekening gebracht zonder jouw toestemming.

Overzicht: welke vragen moet je stellen bij het kiezen van een boekingssysteem?

Veelgestelde vragen

Wat zijn de kosten van het online boekingssysteem van Booqme?

Het Starter-pakket is voor altijd gratis tot 50 boekingen per maand. De betaalde Lite-, Business- en Ultimate-pakketten kosten respectievelijk € 6,90, € 16,90 en € 26,90 per maand bij jaarlijkse betaling, en € 9,90, € 19,90 en € 29,90 per maand bij maandelijkse betaling (prijzen exclusief btw).

Wordt er per werknemer een betaling in Booqm gedaan?

Nee. Alle pakketten omvatten onbeperkt personeel en diensten. De prijs is afhankelijk van het aantal boekingen per maand.

Heb ik een creditcard nodig om het uit te proberen?

Nee. Je kunt Booqme vrijblijvend en zonder creditcard uitproberen; je krijgt het Business-pakket 14 dagen gratis.

Kan Booqme me helpen bij de overstap van een ander systeem?

Ja. Het team migreert de klanten en boekingsgeschiedenis en adviseert om dit parallel te laten lopen terwijl u het nieuwe systeem test.

Voor welk soort bedrijven is booqme bedoeld?

Voor bedrijven in de beauty- en wellnesssector, zoals kapperszaken, schoonheidssalons, nagelstudio's, massagesalons, fysiotherapiepraktijken en fitnesscentra. Het systeem is beschikbaar in de hele EU.

Waarom bedrijven voor booqme kiezen

Het gaat niet om één specifieke functie, maar om hoe ze samenwerken: een prijs die stijgt met het aantal boekingen en niet met het aantal teams, een openbaar overzicht van de functies, tools om gemiste afspraken tegen te gaan, waaronder een klantenkaart op mobiel, hulp bij de overgang en een risicovrije proefperiode. Daarnaast zijn er online betalingen op maat via Stripe Connect en de mogelijkheid voor klanten om afspraken te wijzigen zonder de reservering te annuleren. Bovendien wordt booqme wekelijks verder ontwikkeld, zodat het platform niet uitgroeit naarmate uw verkeer toeneemt.

Je kunt booqme gratis uitproberen, zonder creditcard en geheel vrijblijvend, direct via booqme.app .