Hoe MMG, de grootste kappersketen van Slowakije, overstapte van Bookio naar Booqme.

Wanneer een kapperszaak groeit van één locatie naar een netwerk, is het boekingssysteem niet langer alleen een kalender. Het begint te bepalen hoe snel de zaak kan groeien, hoeveel tijd er aan administratie wordt besteed en hoeveel klanten terugkomen. Dit is precies waar MMG Barbers zich bevond. Sinds 2015 zijn ze gegroeid van één locatie in Bratislava naar 13 vestigingen in heel Slowakije. Ze stelden de overstap naar een ander systeem lange tijd uit, maar na zorgvuldige overweging kozen ze uiteindelijk voor Booqme.

Hoe zou je MMG introduceren aan iemand die je niet kent?

We zijn in 2015 begonnen op het 1 mei-plein in Bratislava, toen het kappersvak in Slowakije nog in de kinderschoenen stond. Vanuit één vestiging zijn we geleidelijk uitgegroeid tot de grootste kappersketen van Slowakije. Vandaag de dag hebben we 13 vestigingen in acht steden: Bratislava, Žilina, Trnava, Nitra, Banská Bystrica, Senica, Malacky en Šamorín. Ons team bestaat uit 84 mensen en we verwerken ongeveer 9.500 afspraken per maand.

Wat maakt jou anders?

MMG steunt niet op één persoon, maar op het hele team. We zijn een groep mensen die elkaar helpen en samen vooruitgaan. Onze barbiers blijven zich constant ontwikkelen en nemen deel aan barbierevenementen. We organiseren er zelf een aantal, zoals de SK/CZ Barber Battle of Barber of the Year. We willen de barbierscene in Slowakije niet alleen volgen, maar er ook actief aan bijdragen.

Waarom hebben jullie besloten om het reserveringssysteem te wijzigen?

We hebben Bookio ongeveer zeven jaar gebruikt. Naarmate we groeiden, groeiden onze behoeften en hadden we een meer persoonlijke aanpak en aanpassingen nodig die daar niet mogelijk waren. We hebben zelfs meerdere keren overwogen om een eigen systeem te ontwikkelen. Uiteindelijk besloten we ons te concentreren op waar we goed in zijn, namelijk kapperswerk en onze klanten, en een partner te zoeken die technologie optimaal benut. We hebben veel onderzoek gedaan, verschillende systemen bekeken en het heeft lang geduurd voordat we een keuze konden maken. De prijs was niet de doorslaggevende factor. We keken naar het product en de mensen erachter. En daarin won Booqme met afstand.

Wat gaf de doorslag ten gunste van Booqme?

Het team en het tempo waarin ze werken. Vanaf het begin luisterden ze naar onze behoeften en werkten ze met ons samen om oplossingen te vinden. Ze verkochten ons geen kant-en-klaar pakket. Elke week verschijnt er een update en krijgen we constant nieuwe tools in handen die ons helpen sneller te groeien als bedrijf en beslissingen te nemen op basis van data, niet op gevoel. Vandaag kan ik zeggen dat het een van de beste beslissingen was die we voor MMG hebben genomen.

"Het ging ons niet om de prijs. We keken naar het product en de mensen erachter."

Maakte u zich zorgen over de overgang?

Ja, dat was onze grootste zorg. We waren bang dat de gegevens niet zouden worden overgezet, dat de boekingen niet zouden werken en hoe de klanten en het team ermee om zouden gaan. Eerlijk gezegd ging het veel gemakkelijker dan we hadden verwacht. De gegevensoverdracht en de lancering verliepen snel en soepel, en de kappers en de receptiemedewerkers namen het systeem vrijwel direct in gebruik. Als we hadden geweten dat het zo soepel zou verlopen, waren we veel eerder overgestapt.

Welke functies helpen u het meest?

Het grootste verschil zit hem niet in één functie, maar in het feit dat we eindelijk de volledige bedrijfsvoering onder controle hebben. Ik beheer alle 13 afdelingen vanuit één administratie en zie in realtime hoe elke afdeling presteert, hoeveel nieuwe klanten er zijn bijgekomen, waar we groeien en waar we nog aan moeten werken. We nemen geen beslissingen meer op basis van gevoel, maar op basis van data. Tegelijkertijd herinnert het systeem ons op de achtergrond automatisch aan afspraken en belt het klanten terug, zodat we ons kunnen concentreren op de details en op de mensen. Booqme is meer dan alleen een boekingssysteem. Het is de technologische basis waarop de gehele MMG vandaag de dag rust.

Hoe helpt het systeem u om vaste klanten te behouden?

Booqme neemt ons werk uit handen waar we anders een extra medewerker voor nodig zouden hebben. We zien wie een nieuwe klant is en hoeveel nieuwe klanten er in een bepaalde maand zijn bijgekomen. Het systeem neemt automatisch contact op met klanten die al een tijdje niet meer bij ons zijn geweest, bijvoorbeeld 45 dagen, en herinnert hen aan hun volgende bezoek. Dit werkt volledig automatisch op de achtergrond en daardoor komen veel mensen sneller terug.

Wat is er veranderd sinds de overgang?

Slechts ongeveer 3% van de klanten bestelt nu nog telefonisch, de rest boekt online. Klanten geven aan dat het systeem overzichtelijker is en dat ze sneller kunnen bestellen. We besparen naar schatting tien uur per week aan telefoongesprekken en administratie.

Wat zou je zeggen tegen een kapperszaakeigenaar die overweegt van zaak te veranderen?

Stel het niet zo lang uit als wij deden. We maakten ons zorgen over hoe onze klanten en ons team ermee om zouden gaan, maar uiteindelijk was het veel makkelijker dan we hadden verwacht. Tegenwoordig is een boekingssysteem veel meer dan een kalender; het bepaalt hoe snel je kunt groeien. Ik beveel Booqme aan bij elke kapperszaak die serieus bezig is met groei en met data wil werken.

In één zin: wat is Booqme voor jou?

Een technologiepartner die in hetzelfde tempo groeit als wij en ons elke week iets nieuws aanreikt waarmee we vooruitgang boeken.

Het verhaal van MMG laat zien dat het veranderen van een boekingssysteem geen sprong in het diepe hoeft te zijn. Zelfs een netwerk met 13 locaties en bijna 10.000 boekingen per maand doorliep de overstap soepel en zonder problemen, dankzij een team dat het systeem vrijwel direct omarmde. De voordelen zijn: data over het hele bedrijf op één plek, automatische klantbenadering en wekelijks uren extra tijd.

Overweegt u het systeem te wijzigen?

Wij helpen u bij de overgang zonder dataverlies en zonder stress voor uw team. Ontdek wat Booqme voor u kan betekenen of plan een vrijblijvende demo in.