Πώς η MMG, η Νο. 1 αλυσίδα κουρείων στη Σλοβακία, άλλαξε από το Bookio στο Booqme

Όταν ένα κουρείο αναπτύσσεται από μια μόνο τοποθεσία σε ένα δίκτυο, το σύστημα κρατήσεων παύει να είναι απλώς ένα ημερολόγιο. Αρχίζει να αποφασίζει πόσο γρήγορα μπορεί να αναπτυχθεί, πόσος χρόνος αφιερώνεται στη διαχείριση και πόσοι πελάτες θα επιστρέψουν. Αυτό ακριβώς ήταν το σημείο όπου βρισκόταν το MMG Barbers. Από το 2015, έχει αναπτυχθεί από μια μόνο τοποθεσία στην Μπρατισλάβα σε 13 υποκαταστήματα σε όλη τη Σλοβακία. Ανέβαλαν την αλλαγή του συστήματος για μεγάλο χρονικό διάστημα, αλλά τελικά, μετά από προσεκτική σκέψη, αποφάσισαν να επιλέξουν το Booqme.

Πώς θα σύστηνες την MMG σε κάποιον που δεν σε ξέρει;

Ξεκινήσαμε το 2015 στην Πλατεία της 1ης Μαΐου στην Μπρατισλάβα, όταν το κουρείο στη Σλοβακία μόλις ξεκινούσε. Από μία επιχείρηση, σταδιακά εξελιχθήκαμε στη μεγαλύτερη αλυσίδα κουρείων στη Σλοβακία. Σήμερα, έχουμε 13 καταστήματα σε οκτώ πόλεις: Μπρατισλάβα, Ζιλίνα, Τρνάβα, Νίτρα, Μπάνσκα Μπίστριτσα, Σένιτσα, Μάλατσκι και Σαμόριν. Η ομάδα μας αποτελείται από 84 άτομα και χειριζόμαστε περίπου 9.500 κρατήσεις ανά μήνα.

Τι σε κάνει διαφορετικό;

Η MMG δεν βασίζεται σε ένα άτομο, αλλά σε ολόκληρη την ομάδα. Είμαστε μια ομάδα ανθρώπων που βοηθάμε ο ένας τον άλλον και προχωράμε μαζί μπροστά. Οι κουρείς μας βελτιώνονται συνεχώς και συμμετέχουν σε εκδηλώσεις κουρείου. Ορισμένες από αυτές τις διοργανώνουμε μόνοι μας, για παράδειγμα το SK/CZ Barber Battle ή το Barber of the Year. Θέλουμε όχι μόνο να παρακολουθούμε την σκηνή του κουρείου στη Σλοβακία, αλλά και να την δημιουργούμε ενεργά.

Γιατί αποφασίσατε να αλλάξετε το σύστημα κρατήσεων;

Χρησιμοποιούσαμε το Bookio για περίπου επτά χρόνια. Καθώς μεγαλώναμε, οι απαιτήσεις μας μεγάλωναν και χρειαζόμασταν μια πιο εξατομικευμένη προσέγγιση και προσαρμογές που δεν μπορούσαν να εφαρμοστούν εκεί. Σκεφτήκαμε ακόμη και το δικό μας σύστημα αρκετές φορές. Τελικά, αποφασίσαμε να επικεντρωθούμε σε αυτό που κάνουμε καλύτερα, δηλαδή στο κουρείο και τους πελάτες, και να βρούμε έναν συνεργάτη που χρησιμοποιεί την τεχνολογία στο έπακρο. Κάναμε πολλή έρευνα, εξετάσαμε πολλά συστήματα και μας πήρε πολύ χρόνο για να επιλέξουμε. Η τιμή δεν ήταν ο καθοριστικός παράγοντας. Εξετάσαμε το προϊόν και τους ανθρώπους πίσω από αυτό. Και εκεί η Booqme κέρδισε αναμφισβήτητα.

Τι αποφάσισε υπέρ της Booqme;

Η ομάδα και ο ρυθμός με τον οποίο κινούνται. Από την αρχή, άκουσαν τι χρειαζόμασταν και συνεργάστηκαν μαζί μας για να βρουν λύσεις. Δεν μας πούλησαν ένα έτοιμο κουτί. Κάθε εβδομάδα, κυκλοφορεί μια ενημέρωση και συνεχώς λαμβάνουμε νέα εργαλεία στα χέρια μας που μας βοηθούν να αναπτυσσόμαστε ταχύτερα ως επιχείρηση και να λαμβάνουμε αποφάσεις με βάση δεδομένα, όχι συναισθήματα. Σήμερα, μπορώ να πω ότι ήταν μια από τις καλύτερες αποφάσεις που πήραμε για την MMG.

«Δεν ήταν η τιμή που είχε σημασία. Εξετάσαμε το προϊόν και τους ανθρώπους πίσω από αυτό.»

Ανησυχήσατε για τη μετάβαση;

Ναι, αυτή ήταν η μεγαλύτερη ανησυχία μας. Ανησυχούσαμε για το αν όλα τα δεδομένα θα μεταφέρονταν, αν οι κρατήσεις θα λειτουργούσαν και πώς θα τα κατάφερναν οι πελάτες και η ομάδα. Ειλικρινά, ήταν πολύ πιο εύκολο από ό,τι περιμέναμε. Η μεταφορά δεδομένων και η έναρξη λειτουργίας έγιναν γρήγορα και ομαλά, και οι κουρείς και το προσωπικό της ρεσεψιόν υιοθέτησαν το σύστημα σχεδόν αμέσως. Αν ξέραμε ότι θα πήγαινε τόσο ομαλά, θα είχαμε μετακομίσει πολύ νωρίτερα.

Ποιες λειτουργίες σας βοηθούν περισσότερο;

Η μεγαλύτερη διαφορά δεν είναι μία λειτουργία, αλλά το γεγονός ότι επιτέλους έχουμε υπό έλεγχο ολόκληρη την επιχείρηση. Διαχειρίζομαι και τις 13 λειτουργίες από μία μόνο διοίκηση και σε πραγματικό χρόνο μπορώ να δω πώς τα πάει η καθεμία, πόσοι νέοι πελάτες έχουν φτάσει, πού αναπτυσσόμαστε και πού πρέπει να εργαστούμε. Δεν λαμβάνουμε πλέον αποφάσεις με βάση τα συναισθήματα, αλλά με βάση τα δεδομένα. Ταυτόχρονα, το ίδιο το σύστημα στο παρασκήνιο μας υπενθυμίζει τα ραντεβού και μας καλεί πίσω στους πελάτες, ώστε να μπορούμε να επικεντρωθούμε στις περικοπές και στους ανθρώπους. Το Booqme δεν είναι απλώς ένα σύστημα κρατήσεων. Είναι η τεχνολογική βάση πάνω στην οποία στηρίζεται ολόκληρη η MMG σήμερα.

Πώς σας βοηθά το σύστημα να διατηρήσετε τακτικούς πελάτες;

Η Booqme κάνει τη δουλειά για εμάς, την οποία διαφορετικά θα χρειαζόμασταν ένα επιπλέον άτομο. Βλέπουμε ποιος είναι ένας νέος πελάτης και πόσοι νέοι πελάτες έχουν φτάσει σε έναν δεδομένο μήνα. Το ίδιο το σύστημα θα επικοινωνήσει με πελάτες που δεν έχουν έρθει μαζί μας για μεγάλο χρονικό διάστημα, για παράδειγμα 45 ημέρες, και θα τους υπενθυμίσει την επόμενη επίσκεψή τους. Λειτουργεί αυτόματα στο παρασκήνιο και ως αποτέλεσμα πολλοί άνθρωποι επιστρέφουν νωρίτερα.

Τι έχει αλλάξει από τη μετάβαση;

Μόνο περίπου το 3% των πελατών παραγγέλνουν πλέον τηλεφωνικά, ενώ οι υπόλοιποι κάνουν κράτηση online. Οι πελάτες μας λένε ότι το σύστημα είναι πιο σαφές και παραγγέλνουν πιο γρήγορα. Εξοικονομούμε περίπου δέκα ώρες την εβδομάδα σε τηλεφωνικές κλήσεις και διοικητικές υπηρεσίες.

Τι θα λέγατε σε έναν ιδιοκτήτη κουρείου που σκέφτεται μια αλλαγή;

Μην το αναβάλλετε τόσο πολύ, όπως το κάναμε εμείς. Ανησυχούσαμε για το πώς θα το χειρίζονταν οι πελάτες και η ομάδα μας, και στο τέλος ήταν πολύ πιο εύκολο από ό,τι περιμέναμε. Σήμερα, ένα σύστημα κρατήσεων είναι πολύ περισσότερο από ένα ημερολόγιο, καθορίζει πόσο γρήγορα μπορείτε να αναπτυχθείτε. Συστήνω την Booqme σε οποιοδήποτε κουρείο που ενδιαφέρεται σοβαρά για την ανάπτυξη και την εργασία με δεδομένα.

Με μία πρόταση: τι είναι η Booqme για εσάς;

Ένας τεχνολογικός συνεργάτης που αναπτύσσεται με τον ίδιο ρυθμό με εμάς και μας βάζει κάτι στα χέρια κάθε εβδομάδα που μας προωθεί.

Η ιστορία της MMG δείχνει ότι η αλλαγή ενός συστήματος κρατήσεων δεν χρειάζεται να είναι ένα άλμα στο άγνωστο. Ακόμα και ένα δίκτυο με 13 τοποθεσίες και σχεδόν 10.000 κρατήσεις ανά μήνα το πέρασε ομαλά και χωρίς προβλήματα, με μια ομάδα που υιοθέτησε το σύστημα σχεδόν αμέσως. Η ανταμοιβή είναι δεδομένα για ολόκληρη την επιχείρηση σε ένα μέρος, αυτόματη προσέγγιση πελατών και ώρες επιπλέον χρόνου κάθε εβδομάδα.

Σκέφτεστε να αλλάξετε το σύστημα;

Θα σας βοηθήσουμε να κάνετε τη μετάβαση χωρίς απώλεια δεδομένων και άγχος για την ομάδα σας. Δείτε τι μπορεί να κάνει η Booqme ή προγραμματίστε μια επίδειξη χωρίς υποχρεώσεις.